Tout commence avec une opération que l’on va transformer en pièce justificative. Cette pièce justificative peut être une facture d’achat ou de vente, traduction du contrat de vente. Sans pièce justificative, pas de comptabilité ou pas d’imputation dans les comptes de l’entreprise.

Toutes les pièces justificatives comptabilisées permettront d’établir les documents de synthèse, selon une périodicité mensuelle, trimestrielle ou annuelle.

Cinq étapes pour obtenir les documents de synthèse

Les documents de synthèse, ce sont tous les documents qui doivent permettre d’informer le chef d’entreprise sur sa situation comptable. Il s’agit du bilan, du compte de résultat et de l’annexe.

Ces documents de synthèses, lorsqu’ils sont mensuels ou trimestriels, deviennent des situations comptables.

Ils sont la finalité du travail du comptable.

Étape 1 : la collecte des pièces justificatives.

Étape 2 : l’enregistrement chronologique des opérations dans le « journal ».

Étape 3 : report des écritures dans le grand-livre et classement par comptes.

Étape 4 : cumul des mouvements compte par compte.

Étape 5 : regroupement des comptes de la balance pour obtenir les documents de synthèse.

Une organisation annuelle ou selon la périodicité des situations comptables

En comptabilité, tout commence par une pièce justificative. Cette pièce justificative fait l’objet d’une saisie dans un logiciel comptable (manuelle), d’une photographie ou d’une océrisation (scanner) avec comptabilisation automatique après paramétrage.

Les écritures comptables s’accumulent ainsi dans le journal ou livre-journal jusqu’à la comptabilisation de l’intégralité des pièces justificatives de la période.

Certaines de ces écritures feront l’objet d’un lettrage, afin de toujours rapprocher la facture de son règlement et de ne laisser apparaître, dans le compte, que les factures non réglées. D’autres feront l’objet d’un rapprochement bancaire, afin de vérifier que la comptabilité de l’entreprise correspond bien à celle de la banque (et obtenir un parfait miroir).

Vers la fin de la période ou au tout début de la période suivante, il est alors temps d’effectuer un certain nombre de contrôles. Ces contrôles ont pour but de détecter les erreurs et les anomalies.

Le comptable vérifiera ainsi par exemple, que toutes les écritures de charges supérieures à un montant qu’il définit, sont bien des charges de l’exercice. Si ce sont des immobilisations, elles seront déplacées dans le compte approprié. Exemple : une entreprise achète un ordinateur pour 1 000€. Cet ordinateur est enregistré par erreur en compte 606300 « petit équipement ». Or, l’ordinateur est un investissement destiné à rester durablement (généralement plusieurs années) dans l’entreprise.

C’est la révision du grand-livre, document qui centralise toutes les écritures comptables, non dans l’ordre chronologique, mais compte par compte.

Une fois cette révision effectuée, il s’agira encore passer les écritures d’inventaire : les stocks, les amortissements des immobilisations etc.

Les documents de synthèse seront obtenus à partir de la balance après inventaire. La balance après inventaire est celle qui fait apparaître le résultat définitif de la période.

Retracer les mouvements dans les deux sens : l’intérêt de cette organisation

La comptabilité doit permettre de tracer une écriture, de sa saisie jusqu’aux documents de synthèse.

A l’inverse, la comptabilité permet de partir d’un poste (rubrique) du bilan (exemple : les créances) ou du compte de résultat, de retrouver toutes les écritures comptables qui ont affecté ce poste.

Tous les soldes des comptes seront justifiés. C’est la piste d’audit ou le chemin de révision.